مساعد الفعاليات / مساعدة الفعاليات

تقييم الجهات المناسبة لتقديم الخدمات المناسبة واختيارها وفقًا لمتطلبات العميل الخاصة.

تنظيم تسجيل المشاركين في الفعالية رسميًّا.

الحرص على تقديم وسائل الراحة اليومية الضرورية للزوار والبائعين والمفسرين والعامة بصفة عامة والعمل بصورة سليمة. الحرص على توفير وسائل الراحة من استقبال وموقف سيارات ومراحيض وطعام ومبيت.

تنظيم التجهيزات اللازمة بتوريد الطعام في المناسبات الخاصة مثل المؤتمرات أو الحفلات الكبيرة أو الولائم.

تخطيط ومراقبة تجميع الهياكل مثل المسارح والتوصيل بشبكة الكهرباء والمصابيح ومعدات العرض. التأكد أن الموظفين يعملون وفقًا لمتطلبات العميل ولوائح السلامة.

الاتصال بشركات تقديم الطعام والبحث عن مختلف مقدمي الخدمات من أجل العثور على متعهدي تقديم الطعام الأنسب لهذه الفعالية. تنظيم العقود وإبرامها مع متعهدي تقديم الطعام لتوفير الخدمة.

التفاوض على إبرام العقود مع مقدمي الخدمات من أجل حدث قادم، مثل الفنادق ومراكز المؤتمرات والمتحدثين.

جذب الاهتمام بالفعالية عن طريق القيام بأعمال ترويج، مثل وضع الإعلانات أو توزيع النشرات الإعلانية.

الحصول على كافة التصاريح اللازمة قانونيًّا لتنظيم حدث ما أو معرض، على سبيل المثال الاتصال بإدارة الإطفاء والصحة. التأكد من أن الطعام الذي يمكن تقديمه آمن ويتفق مع المتطلبات القانونية.

التواصل مع الموظفين بموقع حدث مختار لتنسيق التفاصيل.

معالجة التعليمات، الشفوية في الغالب، التي يقدمها المديرون والموجهون حول الإجراءات المطلوب تنفيذها. تدوين الملاحظات، والاستفسار، والتصرف في الطلبات المنوط بها.

مراجعة فواتير الفعاليات ومراجعة كذلك المدفوعات.