موظف دعم المشتريات

تطبيق أسس المراجعة وإطار عمل المراجعة المالية التي تضمن أن السلع والخدمات أو الأعمال ذات الصلة قد وُردت بما يتفق مع شروط وأحكام العقد وكافة القواعد المالية والمحاسبية السارية تمهيداً لإجراء السداد.

الالتزام بالمعايير والمبادئ التنظيمية أو الإدارية المحددة. فهم أهداف المنظمة والاتفاقيات المشتركة والعمل طبقًا لها.

الالتزام بالمعايير التنظيمية الأوروبية والإقليمية المحددة وقواعد الأخلاق وفهم دوافع المنظمة والاتفاقات المشتركة وتطبيق هذا الوعي.

تنفيذ عملية التقييم اللاحق لعناصر التوريد ونتائج عملية الشراء من أجل تقدير مواطن القوة والضعف واستخلاص الدروس التي يعتمد عليها في طلبات العطاءات المقبلة. جمع البيانات ذات الصلة والمتوافقة مع التزامات المنظمة وشروط التقارير القومية.

وضع مسودة مستندات العطاء بحيث تحدد شروط الإقصاء، والاختيار والترسية وتشرح المتطلبات الإدارية للإجراء، وتبرر قيمة العقد المقدرة، وتحدد شروط وأحكام تقديم العطاءات، وتقييمها ومنحها بما يتفق مع سياسة المنظمة والأنظمة الأوروبية والقومية.

التعاون مع الزملاء لضمان سير العمليات بفاعلية.

إعداد وتوزيع الوثائق لضمان حصول جميع الأشخاص المشاركين في الإنتاج على المعلومات ذات الصلة والمحدثة.

وضع مسودة المواصفات الفنية التي تسمح المشتركين المحتملين في المناقصة بتقديم عروضاً واقعية تتناول احتياجات المنظمة الخاصة مباشرة. ويشمل ذلك وضع الأهداف وأقل المتطلبات لموضوع العرض، وتحديد الاستثناءات، وشروط الاختيار والترسية التي سوف تستخدم لتحديد المناقصة الأكثر فائدة من الناحية الاقتصادية (MEAT)، بما يتفق مع سياسة المنظمة وأنظمة الاتحاد الأوروبي والتشريعات القومية.

بناء علاقة دائمة ومُجدية مع الموردين ومزودي الخدمة من أجل إقامة تآزر إيجابي ومربح و ودائم، وكذلك من أجل التعاون والتفاوض حول العقود.

جمع المعلومات حول العوامل الرئيسية المحركة للسوق والمناقصين المحتملين من أجل تقديم رؤية متعمقة للسلع والخدمات التي يستطيع السوق تقديمها أو يعجز عن تقديمها والظروف التي تحكم ذلك. تطبيق مختلف تقنيات الاتفاقات في السوق مثل الاستجوابات والحوار الفني من أجل فهم خصائص سوق التوريد وكذلك ظروف السوق واتجاهاته والتعرف على المناقصين المحتملين.

تحديد احتياجات المنظمة والمستخدمين النهائيين الأساسية المتعلقة بموضوع المشتريات، بما فيه الآثار الممكنة من حيث قيمة المال أو الأثار على البيئة. الاتصال بالأطراف المعنية الداخلية والخارجية للتعرف على احتياجاتهم وترجمة الاحتياجات التي يتم التعرف عليها إلى خطة اقتناء السلع والخدمات بما يتفق مع خطة ميزانية المنظمة.