مساعد إداري / مساعدة إدارية

جمع الوثائق الواردة من آلة التصوير، أو البريد، أو العمليات اليومية للشركات معًا.

استخدام النظم المكتبية بصورة مناسبة وفي الوقت المحدد في المرافق التجارية بناءً على الهدف، سواء أكان ذلك لجمع الرسائل أم تخزين معلومات العميل أو تنظيم قائمة المواعيد. يشمل ذلك إدارة نظم مثل إدارة علاقات العملاء وإدارة البائعين والتخزين وأنظمة الرسائل البريدية الصوتية.

معالجة قضايا البريد التي تُراعي حماية البيانات ومتطلبات الصحة والسلامة ومواصفات مختلف أنواع البريد.

تولي تخطيط وإعداد وتنفيذ الأنشطة المطلوبة التي يتعين القيام بها كل يوم في المكاتب مثل الإرسال بالبريد، واستلام اللوازم، وإمداد المديرين والموظفين بالمستجدات والحفاظ على سير العمليات بسلاسة.

تولي تلقي الرسائل ومعالجتها وإرسالها إلى الأشخاص عبر الهاتف، والفاكس، والبريد، ورسائل البريد الإلكتروني.

إدارة جدول الحجز للمؤتمرات والاجتماعات الدّاخلية والخارجيّة. التسوّق بالأرجاء وإجراء الحجوزات للسّفر أو الاستضافة لموظفي المكاتب.

استخدام أدوات البرمجيات لإعداد البيانات على شكل جدول وتحريرها من أجل إجراء العمليات الحسابية وتنظيم البيانات والمعلومات وإعداد المخططات المستندة إلى البيانات ومن أجل استعادتها.

إدارة تنسيقات البيانات والملفات المختلفة عن طريق تسمية الملفات والوثائق ونشرها وتحويلها ومشاركتها وتحويل تنسيقات الملفات.

تحديث الكتب القانونية للشركة بالمعلومات ذات الصلة عن أعضاء مجلس إدارة الشركة وأمناء الشركة وممتلكات أعضاء مجلس إدارة الشركة وسجل المساهمين.

البحث عن المعلومات المناسبة لتطوير الأعمال في المجالات المختلفة بدءًا من القضايا القانونية والمحاسبية والمالية وصولًا إلى القضايا التجارية وجمعها.

نشر البلاغات الداخلية باستخدام قنوات التواصل المختلفة المتاحة أمام الشركة.

إنشاء نظام إيداع. كتابة فهرسًا للوثائق. تصنيف الوثائق وما إلى ذلك.

تنظيم وتصنيف سجلات التقارير التي تم إعدادها والمراسلات المتعلقة بالعمل التي تمت تأديته وتقدم سجلات المهام.

الإجابة عن الأسئلة وحسم الشكوك وحلّ الاستفسارات المتعلقة بالمعلومات عن الشركات والمؤسسات العامة مثل لوائح وقواعد وإجراءات البرنامج. المساعدة بتقديم المعلومات لكل من الموظفين والعامة على نطاق واسع.